Evenement, subsidie aanvragen

Wilt u een evenement organiseren dat past bij de identiteit van Utrecht als stad van gezond stedelijk leven voor iedereen? Dan kunt u hier subsidie voor krijgen vanuit het Evenementenfonds.

Deze subsidie is niet voor vaste programmering van culturele podia en voor evenementen die al 3 keer of meer een bijdrage vanuit het Evenementenfonds hebben ontvangen.

Subsidie aanvragen

Er zijn 3 momenten waarop u subsidie kunt aanvragen (als er subsidie over is):

1e ronde: tot en met 30 september 2020 voor evenementen in 2021
2e ronde: van 1 oktober 2020 tot en met 31 januari 2021 voor evenementen die later 2021 plaatsvinden
3e ronde: vanaf 1 mei 2021 kunt u een aanvraag doen voor evenementen die in 2021 plaatsvinden

Subsidieaanvragen voor evenementen in 2020 behandelen we op volgorde van binnenkomst. Deze toetsen we vanaf 1 augustus aan dezelfde subsidieregels als aanvragen voor 2021.

Wat stuurt u mee?

Upload de volgende bijlagen in het aanvraagformulier. Bekijk hiervoor de eisen in artikel 6 van de beleidsregel.

activiteitenplan
planning
sluitende begroting
kopie bankafschrift met IBAN, voor het overmaken van de subsidie

Vraag evenementensubsidie aan

In het formulier krijgt u de vraag de subsidieregeling te kiezen. U kiest hier het evenementenfonds, deze staat onder het thema Kunst en cultuur.

Vraagt u voor het eerst subsidie aan?

Upload dan ook de volgende bijlagen:

kopie uittreksel uit het register van de Kamer van Koophandel
kopie statuten van de organisatie

Uw plan presenteren

Onderdeel van de aanvraag in de 1e en 2de subsidieronde is een presentatie van het activiteitenplan in een pitch van 5 minuten aan de toetsingscommissie. U mag met maximaal 2 mensen pitchen. U ontvangt hiervoor een uitnodiging nadat wij uw aanvraag hebben ontvangen en deze voldoet aan de voorwaarden.

Aan welke voorwaarden moet u voldoen?

Belangrijke voorwaarden voor uw evenement zijn:

vindt plaats in de gemeente Utrecht
past in de jaarkalender en de lange termijn kalender van Utrecht
de aanvraag/ aanvrager getuigt van professionaliteit op het gebied van productie, organisatie, financieel beheer, PR/marketing, publiekswerving, inkomstenwerving en samenwerking met andere partijen
de begroting is haalbaar en past bij de aanvraag
de begroting van het evenement is helemaal gedekt en er is een minimale cofinanciering van 50%
de aanvrager voor dezelfde kosten geen subsidie ontvangt van de gemeente Utrecht of een ander bestuursorgaan
de activiteiten voor het publiek toegankelijk zijn.

Bekijk de nadere regel Evenementenfonds Utrecht 2021 voor meer eisen en de beoordelingscriteria.

Wilt u hulp of advies bij uw aanvraag?

Neem contact op met de gemeente via subsidie@utrecht.nl of 030 – 286 33 36.

Hoeveel subsidie kunt u krijgen?

De subsidie bedraagt maximaal € 60.000. De subsidie is maximaal 50% van de subsidiabele kosten voor het organiseren van het evenement. Alleen bij een sociaal maatschappelijk betrokken evenement kan dit afwijken.

In artikel 8 van de beleidsregel leest u meer over de hoogte van de subsidie.

Wat kunt u verwachten?

Hebt u uw subsidievraag op tijd en compleet ingediend? Dan ontvangt u binnen 13 weken een besluit.