Evenement, subsidie aanvragen

Wilt u een nieuw en grootschalig evenement (minstens 10.000 bezoekers) organiseren? Dan kunt u hier subsidie voor krijgen vanuit het Evenementenfonds. U kunt ook een aanvraag doen als uw evenement in 3 jaar tijd van minstens 5.000 bezoekers kan groeien naar 10.000 bezoekers.

Deze subsidie is niet voor vaste programmering van culturele podia.

Subsidie aanvragen

U kunt nog een aanvraag doen voor subsidie uit het resterende budget van 2019. Het evenement moet dan wel in 2019 plaatsvinden. De aanvragen worden in volgorde van binnenkomst behandeld tot het budget op is.
Aanvragen voor evenementen in 2020 kunt u tot en met 31 juli 2019 indienen.

Wat stuurt u mee?

Upload de volgende bijlagen in het aanvraagformulier. Bekijk hiervoor de eisen in artikel 6 van de beleidsregel.

activiteitenplan
planning
sluitende begroting
kopie bankafschrift met IBAN, voor het overmaken van de subsidie

Vraag evenementensubsidie aan

In het formulier krijgt u de vraag de subsidieregeling te kiezen. U kiest hier het evenementenfonds, deze staat onder het thema Kunst en cultuur.

Vraagt u voor het eerst subsidie aan?

Upload dan ook de volgende bijlagen:

kopie uittreksel uit het register van de Kamer van Koophandel
kopie statuten van de organisatie

Uw plan presenteren

Onderdeel van de aanvraag is een presentatie van het activiteitenplan in een pitch van 5 minuten aan de toetsingscommissie. U mag met maximaal 2 mensen pitchen. U ontvangt hiervoor een uitnodiging nadat wij uw aanvraag hebben ontvangen en deze voldoet aan de voorwaarden.

Aan welke voorwaarden moet u voldoen?

Belangrijke voorwaarden voor uw evenement zijn:

vindt plaats in de gemeente Utrecht
trekt nieuwe (bezoekers)doelgroepen aan
versterkt het profiel en de stadsidentiteit van Utrecht
vergroot de naamsbekendheid van Utrecht
u hebt of krijgt een vergunning voor het evenement. U kunt deze aanvragen via het online loket
past in de jaarkalender en de lange termijn kalender van Utrecht
de begroting van het evenement is helemaal gedekt en er is een minimale cofinanciering van 50%
er is sprake van duurzaamheids- en toegankelijkheidsmaatregelen

Bekijk de beleidsregel Evenementenfonds Utrecht voor meer eisen en de beoordelingscriteria.

Wilt u hulp of advies bij uw aanvraag?

Neem contact op met de gemeente via subsidie@utrecht.nl of 030 – 286 33 36.

Hoeveel subsidie kunt u krijgen?

De subsidie is maximaal 50% van de subsidiabele kosten voor het organiseren van het evenement. Alleen bij een sociaal maatschappelijk betrokken evenement kan dit afwijken.
Subsidiabel zijn de volgende kosten:

Uitvoeringskosten voor beveiliging en veiligheid, mobiliteit, duurzaamheid en overlastbeperking. Dit mag maximaal 80% van de totale subsidiabele kosten zijn.
Ondersteuningskosten voor projectmanagement en communicatie of marketing. Dit mag maximaal 20% van de totale subsidiabele kosten zijn.
In artikel 8 van de beleidsregel leest u meer over de hoogte van de subsidie.

Wat kunt u verwachten?

Hebt u uw subsidievraag op tijd en compleet ingediend? Dan ontvangt u binnen 13 weken een besluit.